Hoe organiseer je een dartstoernooi?

Een dartstoernooi organiseren is minder ingewikkeld dan het lijkt, maar er zit één ding in waar bijna iedereen op onderschat: de tijd. Niet de voorbereiding — de dag zelf. Wie te weinig banen huurt, staat om elf uur 's avonds nog aan de laatste kwartfinale te beginnen terwijl de helft van de zaal al naar huis is.

Dit stuk gaat over wat je nodig hebt, waar je het vandaan haalt en welke fouten je kunt overslaan.

Eerst: hoe groot wordt het?

Het aantal deelnemers bepaalt vrijwel alles. Grofweg drie maten:

Tot ongeveer 16 spelers. Dit past in een kroeg met twee of drie borden die er al hangen. Je hebt niets te huren, alleen een schema en iemand die de tijd bewaakt.

32 tot 64 spelers. Nu heb je een zaal nodig en huur je banen bij. Dit is de maat van de meeste caféprijzentoernooien en verenigingstoernooien.

Boven de 64. Vanaf hier wordt het een dag werk met meerdere mensen. Verhuurbedrijven kunnen dit prima aan, maar je hebt ook een tijdschema, schrijvers en iemand aan de wedstrijdtafel nodig.

Hoeveel banen heb je nodig?

De vuistregel die verhuurbedrijven zelf aanhouden is ongeveer acht deelnemers per baan. Dartshop Leiden rekent bijvoorbeeld met twaalf banen voor zo'n 96 spelers.

Voor 32 deelnemers kom je dus uit op vier banen, voor 64 op acht. Kun je kiezen, neem er dan liever eentje meer dan eentje minder. Een extra baan kost een fractie van de zaalhuur en scheelt je aan het eind van de avond een uur.

Reken daarnaast op een aparte finalebaan. Die staat wat vrijer, vaak op een podium, zodat mensen eromheen kunnen staan. De meeste verhuurders hebben er eentje in het assortiment.

De ruimte

Een gehuurde baan is ongeveer 1,20 tot 1,60 meter breed en 2,44 meter hoog. In de lengte heb je minimaal 3,5 meter nodig: het bord hangt op 1,73 meter, de oche ligt op 2,37 meter, en daarachter moet een speler nog kunnen staan.

Drie dingen die mensen vergeten:

• Stroom. Elke baan heeft verlichting, dus je hebt stopcontacten en verlengsnoeren nodig. Vraag de verhuurder hoeveel banen er op één groep kunnen.
• Een vlakke vloer. Een baan op een scheve of zachte ondergrond staat niet stabiel.
• Ruimte om te kijken. Achter de spelers moet publiek langs kunnen zonder door de worp te lopen. Dat is de reden dat banen tussenwanden hebben.

Opbouwen kost ongeveer vijf tot tien minuten per baan. Bij acht banen ben je dus ruim een uur bezig — reken dat mee als je de zaal huurt.

Waar huur je de spullen?

Deze bedrijven verhuren dartbanen in Nederland. Ik heb alleen gekeken naar wat ze zelf publiceren; bel of mail ze voor beschikbaarheid en prijzen, want die staan lang niet altijd online en veranderen.

Shopdarts — Goeree-Overflakkee, levert door heel Nederland en België. Achtenveertig wedstrijdbanen die volgens hen door zowel de PDC als de NDB zijn goedgekeurd, extra brede banen, een aparte podiumbaan en gratis op- en afbouw. Ze kunnen ook de hele toernooi-organisatie overnemen.

Dartsrental — Heino, Overijssel. Met 216 banen de grootste voorraad die ik tegenkwam. Banen met vloerplaat, ledverlichting en Blade-borden, plus een aangepaste baan voor mindervaliden en een podiumbaan die je inclusief wedstrijdleiding kunt huren. Zij bouwen zelf op en af.

Dartshop Leiden — Leiden. Mobiele banen met bord, verlichting, schrijfbord en oche. Ophalen kan in Leiden, bezorgen daarbuiten op aanvraag. Op- en afbouw is een keuze: zelf doen mag ook, wat scheelt. Ze kunnen ook de toernooileiding doen.

Kisteman Events — Steenwijk. Je huurt per stuk via een webshop met beschikbaarheidscheck, wat handig is als je precies weet wat je nodig hebt. Enkele en dubbele banen, finalebaan, stiften en pijlen los bij te huren. Kisteman verhuurt ook tenten, geluid en tap, dus voor een buitenevenement kun je alles bij één partij regelen.

Dibo / Dartwinkel.nl — Deventer. Enkele en dubbele banen inclusief oche, verlichting, schrijfbord en wisser. Als enige van dit rijtje verhuren ze ook een elektronisch scorebord. Ophalen in Deventer of laten bezorgen.

Dartbaan Verhuur Van Dijk — West-Brabant, werkt in Gelderland, Limburg, Noord-Brabant, Utrecht, Zeeland en Zuid-Holland. Banen inclusief opbouwen en afbreken, plus licht- en geluidsapparatuur.

Bel er twee of drie. De verschillen zitten minder in de banen zelf dan in wat eromheen zit: doen zij de opbouw of jij, en hoe ver rijden ze.

Wil je met tablets scoren in plaats van met een krijtbord, kijk dan verderop — daar staan de verhuurders die dat erbij leveren.

Het schema

Hier kun je veel tijd winnen of verliezen. Vier bruikbare opties, van simpel naar compleet.

Dartschema.nl — gratis, geen account nodig. Je plakt de namen erin en krijgt een poule-indeling als pdf die je uitprint. Er staan ook lege poulebriefjes en knock-outschema's op voor wie het liever met pen doet. Geen live stand, geen telefoons. Voor een cafétoernooi tot een stuk of twintig man is dit alles wat je nodig hebt.

DartToernooi.com — het meest complete van de vier. Poules, knock-out, round robin, Swiss en koppeltoernooien. Spelers scannen een QR-code en voeren zelf hun uitslag in, waarna de stand live meeloopt op een scherm in de zaal. Houdt ook 180's, hoogste finish en gemiddelden bij. Registreren is gratis; over de kosten per toernooi is hun site niet eenduidig, dus vraag dat even na voordat je erop bouwt.

Tournify — gratis tot acht deelnemers, daarboven betaald per evenement of per jaar. Sterk punt is het inplannen van wedstrijden over meerdere banen, met slepen en neerzetten of automatisch. Eigen toernooiwebsite, apps en een presentatiescherm voor in de zaal.

Voor Darters — meer een agenda dan een toernooiprogramma. Je zet je toernooi erop zodat darters het kunnen vinden, en regelt er de inschrijvingen mee. Poule-indeling en wedstrijdbriefjes staan er als "binnenkort" op, dus daar leun je voorlopig niet op. Wel handig: gratis lege knock-outschema's en een mystery-finishtrekker.

Voor de meeste toernooien is Dartschema.nl of DartToernooi.com de juiste keuze. Het eerste als je met papier werkt, het tweede als je een scherm in de zaal wilt.

Digitaal scoren met tablets

Steeds meer toernooien hangen een tablet aan de baan in plaats van een krijtbord. Dat scheelt schrijvers, de stand loopt live mee op een scherm in de zaal, en aan het eind heb je van iedereen de gemiddelden en de 180's zonder dat iemand iets heeft bijgehouden.

Het systeem dat je in Nederland het meest tegenkomt is DartConnect. Dat is de officiële scoreapp van de PDC en partner van de WDF. Je hebt er een tablet per baan voor nodig plus een houder aan de baan, en er zit een vergoeding per evenement aan vast.

Voor de Benelux loopt DartConnect via Zwibo Darts in 's-Gravenzande. Die verhuren tablets, en een standaardset bestaat uit zestien tablets om mee te scoren plus twee reserve — dat laatste paar kun je ook gebruiken voor de inschrijftafel. Wees er op tijd bij: in het drukke seizoen zijn ze weg.

Drie verhuurders leveren banen inclusief tablets:

Priesdarters — een stichting uit Overijssel met twaalf eigen banen. Hun banen hebben tablethouders in plaats van schrijfborden en zijn dus gebouwd voor DartConnect. Je kiest bij de aanvraag tussen DartConnect inclusief wedstrijdleiding door hen, losse tablets, of gewoon schrijfborden met stiften.

Topdarts — tweeëndertig eigen dartstanden en via een collega-verhuurder tot ruim honderd. Twaalf tablets beschikbaar, ook voor DartConnect, en ze kunnen de wedstrijdbegeleiding erbij doen. Ze hebben een goedkopere lijn die je zelf opbouwt en een luxere die zij plaatsen.

SterkDarts — veertig banen, en volgens hen hangt er inmiddels aan alle veertig een tablet. Let op: zij draaien niet op DartConnect maar op de app Dart Scores. Werkt prima, maar als je deelnemers DartConnect gewend zijn, is dat even wennen.

En 3K Darts?

Dat is iets anders dan de rest, en de naam verwart snel. 3K Darts is Duitse software — de nieuwe naam van 2K Dart Software uit Werne. Het is geen kastje maar een combinatie van toernooi- en competitiesoftware voor de wedstrijdtafel, een gratis scoreapp voor op de baan, en een app waarmee darters toernooien in de buurt kunnen vinden. De scoreapp is gratis en ook in het Nederlands; de toernooisoftware werkt met een abonnement.

Het is vooral interessant als je een hele competitie te beheren hebt en niet één losse avond. Voor een toernooi in Nederland is het onhandiger: ik vond geen enkele Nederlandse verhuurder die het aanbiedt, dus je regelt de tablets dan zelf.

Nog een verwarring om uit de weg te helpen: de 3K Darts Scorer en de app Dart Scores die SterkDarts gebruikt, zijn twee verschillende producten van verschillende makers. De namen lijken op elkaar, meer niet.

De dag zelf

Schrijvers. Bij elke wedstrijd hoort iemand die schrijft. Laat de verliezer van de vorige partij schrijven, of deel het vooraf in — anders sta jij het de hele dag zelf te doen. Werk je met tablets, dan valt dit grotendeels weg; dat is meteen het beste argument ervoor.

Een tijdschema dat klopt. Een partij best-of-five duurt met opzetten en wisselen zo'n twintig minuten. Reken het uit: acht banen, drie partijen per baan per uur, dat is 24 partijen per uur. Weet je hoeveel partijen je schema heeft, dan weet je hoe laat je klaar bent. Tel er dan nog een half uur bij op, want dat loopt altijd uit.

Één iemand aan de wedstrijdtafel. Die roept om, houdt het schema bij en beslist. Als drie mensen half meehelpen, weet niemand meer waar het toernooi staat.

Duidelijk waar je moet zijn. Een lijst bij de ingang met wie op welke baan begint, scheelt honderd keer dezelfde vraag.

Waar het meestal misgaat

Te weinig banen. Verreweg de grootste fout. Zie de vuistregel hierboven, en tel er liever eentje bij op.

Geen rekening houden met opbouw en afbouw. Anderhalf uur voor en na is normaal. Als je de zaal tot twaalf uur hebt, is je toernooi om half elf afgelopen — niet om kwart voor twaalf.

Inschrijfgeld pas op de dag zelf innen. Dan weet je vooraf niet hoeveel mensen komen, en je schema hangt daarvan af. Laat vooraf inschrijven en betalen; alle vier de programma's hierboven kunnen daarbij helpen.

Prijzen bedenken die niemand wil. Een beker is leuk, maar de meeste darters komen voor een prijzenpot of een goede prijs in natura. Vraag het gewoon bij de vorige editie.

De verlichting vergeten. Als de zaal donker is en de banen hun eigen licht hebben, is dat prima. Staat er tl-licht recht boven de oche, dan kijkt iedereen tegen een schaduw op zijn eigen bord aan.

Nog een toernooi organiseren?

Zet hem daarna op de dartsagenda van Voor Darters — daar zoeken darters naar toernooien in de buurt. En weet je een goede zaal of een verhuurder die hier hoort te staan, geef het door; dan vul ik dit stuk aan.